ホテル予約応対の英文Eメール | 宿泊施設側

予約キャンセルを有償で受け入れる(キャンセル料の請求)

民宿、旅館など小規模な宿泊施設で利用されることを想定したサンプルです。

下記例文を参考に、サンプル文章をアレンジしてご使用下さい。 例文下のサンプル文章をマウスでドラックし、「コピー&ペースト」機能で、メールに貼りつけてご使用下さい。 # #で囲まれた日本語個所に、ご希望の内容に合わせた英語を記入して下さい。記入後、# #内は削除します。 

件名:宿泊予約キャンセルの件

アンダーソン様

予約キャンセルのEメールを頂き有難うございました。
ご予約のキャンセルを承りましたが、残念ながらチェックイン日間際のキャンセルにつき、キャンセル料が必要となります。チェックイン日の2日前の予約は有償となります。

つきましては、キャンセル料として、お預かりしていた全予約金を頂きますので、その旨ご了承ください。

キャンセルされる予約内容は下記の通りです。

氏名:ジョン・アンダーソン様
予約番号:12-345
電話番号:1-2-3456-7890
ファックス番号:1-2-4567-8901
Eメールアドレス:xxxxx@xxx

チェックイン日:20XX年9月15日
チェックアウト日:20XX年9月17日
宿泊日数:2泊
部屋のタイプ:ダブルルーム
部屋の数:2部屋
宿泊人数:大人2名 子供2名

キャンセル料:予約金xxxx円(xxx円x2泊)

またのご利用をお待ち致しております。

Subject: Cancellation of reservation - service charge included

Dear Mr.Anderson,

Thank you for your e-mail in regards to cancellation of your reservation. We accepted your cancellation, however, since the cancellation was made before check in date, we must charge you a cancellation service fee.
The cancellation service fee is charged for cancellation made within 2 days before check in day.

You will be charged by according to payment arrangements you made will us. All or part of your cash deposit will be used as a cancellation service fee

All details of the cancellation of your reservation is as follows:

Name:Mr.John Anderson
Reservation Number::12-345
Tel:1-2-3456-7890
Fax:1-2-4567-8901
Email :xxxxx@xxx

Date of Check In:Sep.15,20XX
Date of Check Out:Sep.17,20XX
Stay the Night:2 nights
Type of Room:Double room
Number of Room: 2 rooms
Number of people:2 Adults, 2 Children

Total Cancellation Fee : xxxx yen(xxxyen/day x 2days)


We hope you consider us for accommodations in any re-scheduled travel plans.


件名:Cancellation of reservation - service charge included

内容:

Dear #お客様名。敬称を付ける#,

Thank you for your e-mail in regards to cancellation of your reservation.
We accepted your cancellation, however, since the cancellation was made
before check in date, we must charge you a cancellation service fee.
The cancellation service fee is charged for cancellation made within #キャンセルが有償になる日 例:チェックインの2日前= 2 daysと明記# before check in day.

You will be charged by according to payment arrangements you made will us.
#All of your cash deposit will be used as a cancellation service fee 全予約金をキャンセル料として頂く。この部分のアレンジは下記「記入アドバイス」を参照#

All details of the cancellation of your reservation is as follows:

Name:#お客様名.。敬称を付ける#
Reservation Number:#予約番号。予約管理に使用している場合は記入。無い場合はこの項目を削除#
Tel:#電話番号#
Fax:#ファックス番号。無い場合はこの項目を削除#
Email :#Eメールアドレス#

Date of Check In:#チェックイン日 例:20XX年9月15日=Sep.15,20XXと記入#
Date of Check Out:#チェックアウト日#
Stay the Night:#宿泊日数 例:1日=1 night, 2日=2 nightsと記入#
Type of Room:#部屋のタイプ Single room , Double room , Twin room等#
Number of Room:#部屋の数 例:2部屋は2 roomsと記入:#
Number of people:#宿泊人数。例:2 Adults(大人2名、2 Children(子供2名)と分けて明記#

Total Cancellation Fee : #キャンセル料の金額。例:xxxx円(xxx円 x 2泊)=xxxx yen(xxxyen/day x 2days)と記入#


We hope you consider us for accommodations in any re-scheduled travel plans.


(記入アドバイス)

お客様の敬称:
男性:Mr. 女性:Ms.(既婚者・未婚者に使えます)Mrs.(既婚女性)Mis.(未婚女性)

部屋の種類:
(ホテル)
シングルルーム:Single room
ダブルルーム:Double room
ツインルーム:Twin room
(旅館)
二人部屋:Room for 2 people
四人部屋:Room for 4 people

その他部屋の種類(必要に応じて追加して下さい):
シャワー付き:with shower シャワーなし:without shower
風呂付き:with bath 風呂なし:without bath
例)シャワー付きシングルルーム= Single room with shower
和室=Japanese-style room 洋室 = Western-style room
禁煙部屋= Non-smoking room

追加項目(必要に応じて追加して下さい):
朝食付き= Breakfast: Included 朝食なし=Breakfast: Not included
夕食付き= Dinner: Included 夕食なし=Dinner: Not included

キャンセル料金について:
・キャンセル料として、お預かりしていた予約金を頂きます =All of your cash deposit will be used as a cancellation service fee.
・キャンセル料として、お預かりしていた予約金の一部を頂きます =Part of your cash deposit will be used as a cancellation service fee
・お客様のクレジットカードに請求(させて頂きます。=Your credit card will be charged the Total Cancellation Fee.

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